꿈의 바다를 항해하다.

프로젝트관리오피스(PMO)의 주요 기능

프로젝트관리 표준서에는 프로젝트가 조직 내 가치를 인도하는 시스템의 일부라고 명시되어 있다.
프로젝트관리오피스(PMO)는 해당 시스템을 지원할 수 있으며 시스템의 일부이다. 프로젝트팀이 결과를 인도하기 위해 특정 역량이 필요한 것과 같이 프로젝트관리오피스(PMO)도 마찬가지다. 효과적인 프로젝트관리오피스 (PMO)는 가치 인도를 지원하는 세 가지 핵심적인 기여를 한다.

• 인도 및 결과 중심 역량 육성. 프로젝트관리오피스(PMO)는 프로젝트관리 역량을 육성한다.
  프로젝트관리오피스(PMO) 내/외부의 직원, 계약자, 파트너 등이 다양한 프로젝트관리 기술 및 역량을 이해, 개발 및 적용하고 평가하도록 한다. 또한 각 프로젝트의 고유한 특성을 기반으로 프로세스와 거버넌스를 적정 크기로 조정하는 데 중점을 두어, 효율적이고, 빠르고, 효과적으로 높은 품질의 결과를 도출한다.
  
  
• "전체적인" 관점 유지. 프로젝트 목표에 대한 진정성 있는 자세를 유지하는 것이 성공의 핵심 요소이다.
  전략 및 비즈니스 목표에 맞지 않는 범위추가와 새로운 우선순위로 인해 프로젝트가 경로에서 이탈할 수 있다. 강력한 프로젝트관리오피스(PMO)는 지속적인 개선을 목표로 갖고 프로젝트의 성과를 평가한다. 특정 프로젝트의 결과를 극대화하지 않고 조직의 전반적인 성공 측면에서 업무를 평가한다. 또한 프로젝트팀, 고위 경영진 및 비즈니스 리더에게 의사결정을 지원하는 현재 상황과 선택사항을 이해하는 데 도움이 되는 정보와 지침을 제공한다.
  
  
• 지속적인 개선, 지식 이전 및 변경 관리. 강력한 프로젝트관리오피스(PMO)는 각 프로젝트에서 얻은 귀한 지식을 이전할 수 있도록 조직 전체에 걸쳐 프로젝트 결과를 정기적으로 공유한다.
  학습 및 공유 활동을 통해 전략적 목표와 비즈니스 목표를 알리는 동시에 향후 프로젝트 인도를 강화하는 활동을 개선한다. 효과적인 조직 변화관리는 프로젝트관리를 지원하는 프로세스 업데이트, 역량 개선 및 새로운 기술을 구축하고 지속한다.

출처 : PMBOK 7th > X3.3 프로젝트관리오피스(PMO)의 주요 기능

팀에 도움이 되는 스폰서의 활동

팀의 효과적인 업무 수행을 도와 프로젝트 결과를 개선하는 데 도움이 될 수 있는 스폰서의 활동에는 아래와 같은 것들이 있다.

• 자원 : 조직과 연락하여 팀이 프로젝트 인도에 필요한 기술과 물리적 자원을 갖추고 있는지 확인한다.
• 지침서 : 팀이 결집할 수 있는 동기 부여 비전을 제공한다.
• 정렬 : 조직의 전략적 목표와 프로젝트 결과 간에 정렬을 유지한다. 시장이 변하거나 조직의 목표가 변하면 프로젝트팀과 협력하여 현재 요구사항을 충족하도록 프로젝트의 방향을 전환한다.
• 조정 :  팀과 함께 작업하여 결과를 최적화하기 위해 구조, 문화, 프로세스, 역할 및 작업을 조정한다.
• 영향 : 프로젝트 후 운영에 필요한 변경을 채택하도록 한다. 여기에는 리더십, 참여와 조직 전체 이해관계자와의 협업이 포함된다.
• 의사소통 : 조직에서 팀으로, 팀에서 조직으로 지속적으로 정보를 교환한다.
• 파트너 : 성공을 위해 팀과 협력한다. 여기에는 프로젝트 목표에 대한 코칭, 멘토링, 개인적 헌신 등이 포함될 수 있다.
• 점검 : 팀과 소통하며 의문을 제기하고, 가정에 도전하고, 혁신을 촉진하여 비판적인 사고를 자극한다.
• 장애 제거 : 장애와 장벽을 제거하고 팀의 권한 또는 해결 능력 밖에 있는 이슈를 해결한다.

출처 : PMBOK 7th, X2.4 스폰서의 행동

스폰서의 역할

프로젝트 스폰서는 프로젝트 관리자와 프로젝트팀의 권한 및 직위 능력을 벗어난 의사결정 리더십을 제공한다. 프로젝트 스폰서의 적극적인 참여와 감독으로 프로젝트 관리자, 프로젝트팀을 지원하고 궁극적으로 프로젝트 결과를 이끌어 낼 수 있다. 또한 스폰서는 조직의 경영진 수준에서 프로젝트팀을 전략 및 전체적 관점과 연결한다. 이런 스폰서의 역활은 아래와 같다.

• 팀에 비전, 목표, 기대치를 알린다.
• 프로젝트와 팀을 지지한다.
• 경영진 수준의 의사결정을 촉진한다.
• 자원 확보를 돕는다.
• 비즈니스 목표에 맞춰 프로젝트를 정렬한다.
• 장애물을 제거한다.
• 프로젝트팀의 권한을 뛰어넘어 이슈를 해결한다.
• 프로젝트 내에서 발생하는 기회를 고위 경영진에게 보고한다.
• 의도한 비즈니스 편익을 실현할 수 있도록 종료 후 프로젝트 결과를 감시한다.
  
  

출처 : PMBOK 7th, 부록 X2

2.8 불확실성 성과영역

불확실성 성과영역은 리스크 및 불확실성과 관련된 활동과 기능을 다룬다.

• 기술, 사회, 정치, 시장 및 경제 환경을 포함하여(이에 국한되지 않음) 프로젝트가 발생하는 환경을 인식.
• 불확실성에 대한 사전 예방적 탐구 및 대응.
• 프로젝트에서 여러 변수의 상호의존성 인식.
• 위협과 기회를 예측하고 문제의 결과를 이해하는 능력.
• 예상치 못한 이벤트나 조건으로 인한 부정적인 영향이 거의 없거나 전혀 없는 프로젝트 인도.
• 프로젝트 성과 및 결과를 개선할 수 있는 기회가 실현됨.
• 프로젝트 목표에 맞춰 여분의 비용 및 일정을 효과적으로 활용.

프로젝트는 불확실성의 정도가 다양한 환경에 존재한다. 불확실성은 프로젝트팀이 탐색, 평가 및 처리 방법을 결정할 수 있는 위협과 기회를 제공한다.

불확실성 / Uncertainty.
- 이슈, 이벤트, 추종 경로 또는 추구 솔루션에 대한 이해 및 인식의 부족.
모호성 / Ambiguity.
- 사건의 원인 파악 또는 여러 선택 옵션 확보에 어려움을 겪는 불명확한 상태.
복잡성 / Complexity.
- 인간의 행동, 시스템 작용, 모호성 등으로 인해 관리하기 어려운 프로그램이나 프로젝트 또는 그 환경의 특성.
변동성 / Volatility.
- 급격하고 예측 불가능한 변화 가능성. 리스크 / Risk. 발생할 경우에 한 가지 이상의 프로젝트 목표에 긍정적 또는 부정적인 영향을 미치는 불확실한 사건이나 조건.

출처 : PMBOK 7th

2.7 성과측정 영역

성과측정 영역은 
프로젝트 성과 측정 및 수용가능한 성과 유지를 위한 적절한 조치 이행과 관련된 활동 및 기능을 다룬다.

# 얻을 수 있는 성과

• 프로젝트 상태에 대한 신뢰할 수 있는 이해.
• 의사결정을 촉진하는 실행 가능한 데이터.
• 프로젝트 성과를 추적하기 위한, 적절한 조치의 적시 실행.
• 신뢰할 수 있는 예측 및 평가를 기반으로 적시에 정보에 입각한 의사결정을 내림으로써 목표를 달성하고 
  비즈니스 가치를 창출.

메트릭스 / Metrics.
- 프로젝트 또는 제품의 다양한 특성과 각 특성의 측정방법에 대한 설명.
기준선 / Baseline.
- 실제 결과와 비교할 때 기준으로 사용되는 작업 제품의 승인 버전.
대시보드 / Dashboard.
- 프로젝트의 주요 측정치와 비교해 진척 또는 성과를 보여주는 여러 가지 차트와 그래프.

출처 : PMBOK 7th

2.6 인도 성과영역

인도 성과영역은 
프로젝트에 부여된 범위 및 품질 이행의 제공과 관련된 활동 및 기능을 다룬다.

# 얻을 수 있는 성과

• 프로젝트가 비즈니스 목표 및 전략 발전에 기여. 프로젝트가 인도에 착수한 성과를 실현.
• 프로젝트 편익이 계획된 기간에 실현.
• 프로젝트팀이 요구사항을 명확하게 이해.
• 이해관계자가 프로젝트 인도물을 수락하고 만족.

프로젝트는 전략 실행과 비즈니스 목표 발전을 지원한다. 프로젝트 인도는 요구사항, 범위 및 품질 기대치를 충족하는 데 중점을 두어 의도한 결과를 이끌어 낼 예상 인도물을 산출한다.

요구사항 / Requirement.
- 비즈니스 요구를 충족하기 위해 제품, 서비스 또는 결과물에 구현해야 하는 조건이나 역량.
작업분류체계(WBS) / Work Breakdown Structure(WBS).
- 프로젝트팀에서 프로젝트 목표를 달성하고 필요한 인도물을 생산하기 위해 수행할 전체 작업 범위를 계층 구조로 분할.
완료 정의(DoD) / Definition of Done(DoD).
- 고객이 사용할 수 있는 수준으로 완료된 인도물로 간주하기 위해 충족해야 할 모든 기준을 명시한 점검목록.
품질 / Quality.
- 기본 특성이 요구사항을 충족하는 정도.
품질비용(COQ) / Cost of Quality(COQ).
- 요구사항에 대한 부적합한 결과를 예방하기 위한 투자, 요구사항에 대한 제품 또는 서비스의 적합성 평가, 요구사항 준수 미달로 인해 제품 생애주기 전반에 발생한 모든 비용.

2.5 프로젝트 작업 성과영역

프로젝트 작업 성과영역은 
프로젝트 프로세스 확립, 물적 자원 관리, 학습 환경 조성 등과 관련된 활동과 기능을 다룬다.

# 얻을 수 있는 성과

• 효율적이고 효과적인 프로젝트 성과.
• 프로젝트와 환경에 적합한 프로젝트 프로세스. 
• 이해관계자와의 적절한 커뮤니케이션.
• 물적 자원의 효율적 관리.
• 조달의 효과적 관리.
• 지속적인 학습과 프로세스 개선으로 팀 역량 개선.

프로젝트 작업은 프로젝트팀이 예상 인도물과 결과를 제공할 수 있도록 프로세스를 수립하고 작업을 수행하는 것과 관련이 있다.

입찰 문서 / Bid Documents.
- 참여자격을 갖춘 판매자에게 정보, 견적서 또는 제안서를 요청하기 위해 사용되는 모든 문서.
입찰자 회의 / Bidder Conference.
- 입찰 또는 제안에 들어가기 전에 조달 사항을 충분히 이해시키기 위해 모든 유력한 판매자들과 갖는 회의.
  계약자 회의, 판매자 회의 또는 선입찰 회의라고도 한다.
명시적 지식 / Explicit Knowledge.
- 단어, 숫자, 그림 등의 기호를 사용하여 문서화할 수 있는 지식.
암묵적 지식 / Tacit Knowledge.
- 신념, 경험, 통찰력과 같이 명확히 표현하거나 공유하기 힘든 개인적 지식.